W książce (e-booku) ujęłam między innymi sprawy dotyczące:
· paczek dla dzieci i dorosłych,
· bonów towarowych, talonów,
· kart przedpłaconych,
· kart podarunkowych, prezentowych, upominkowych,
· kart Multisport, fitness itp.
· pomocy finansowej zwykle uruchamianej przed świętami
(jak ją nazwać i dlaczego warto zmienić nazwę?),
· kafeterii (NOWOŚĆ w tym wydaniu),
· zapomóg losowych (NOWOŚĆ w tym wydaniu)
· zapomóg z tyt. długotrwałej choroby (NOWOŚĆ w tym wydaniu),
· i inne.
Warto zwrócić uwagę na problemy opodatkowania różnego rodzaju kart, ponieważ niektóre karty wliczają się pracownikowi do kwoty wolnej od podatku, a inne są w całości opodatkowane.
W książce przedstawiłam proste sposoby jak je rozróżnić.
Czego dowiesz się z książki (e-booka)?
Wiele o książce mówi spis treści oraz lista pytań umieszczona w dalszej części. Ogólnie mówiąc, wyjaśniłam w niej zasady działania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym obowiązek tworzenia i możliwości rezygnacji z ZFŚS przez niektórych pracodawców. Omówiłam rodzaje dopuszczalnych wydatków i najczęściej spotykane nieprawidłowości w tym zakresie. Podpowiedziałam na co zwrócić uwagę przy wyborze rodzajów świadczeń oraz czego nie można finansować z ZFŚS.
Przedstawiłam sankcje za nieprzestrzeganie ustawy o ZFŚS oraz pokazałam czy pomoc w okresie przedświątecznym z ZFŚS musi być zróżnicowana, czy można od tej reguły odstąpić w szczególnych okolicznościach jak np. nadzwyczajne zdarzenia. Odpowiedziałam na częste pytania, jak na przykład:
czy pracodawca może przydzielić pomoc rzeczową lub finansową bez badania sytuacji socjalnej i bez oświadczenia o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej lub czy może przyznać najniższe świadczenie osobie, która nie złożyła oświadczenia o dochodach, albo czy pracodawca może przyznać świadczenie pracownikowi, którego małżonek nie zgadza się na podanie swoich dochodów oraz na inne często zadawane pytania, których lista znajduje się na tej stronie, w dalszej części.
Omówiłam często spotykane rodzaje pomocy w formie:
- paczek dla dzieci i dorosłych (czy muszą być zróżnicowane, jak w praktyce różnicować paczki, co może zawierać paczka?),
- kart podarunkowych, upominkowych, prezentowych,
- kart przedpłaconych (działających podatkowo inaczej niż karty upominkowe),
- bonów, talonów i innych znaków uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi,
- kart na fitness i inne rodzaje aktywności sportowej,
- dofinansowania w związku ze wzmożonymi wydatkami jesienno-zimowymi lub wiosennymi,
- zapomóg losowych,
- zapomóg z tytułu długotrwałej choroby.
czyli kafeterię,
nad którą coraz częściej zastanawiają się pracodawcy
a także omówiłam
opodatkowanie wyżej wymienionych rodzajów pomocy materialnej – rzeczowej i finansowej podatkiem dochodowym oraz składki do ZUS (dla różnych osób, w tym dla emerytów, pracowników oraz różne możliwości zwolnienia od podatku).
Niektóre zasady wydawania pieniędzy ZFŚS mogą Cię zaskoczyć.
Środki ZFŚS, to środki specjalnego przeznaczenia i należy je wydatkować zgodnie z przepisami prawa.
UWAGA:
Pośpiech, ani poryw serca nie będzie wytłumaczeniem, w razie kontroli. Dlatego wszystko należy robić zgodnie z prawem, aby pomoc nie okazała się problemem dla tego, kto jej udziela oraz wbrew pozorom również dla tego, kto ją otrzymuje.
Dla kogo jest ta książka
Niniejsze opracowanie jest przeznaczone dla:
- pracodawców, którzy utworzyli i prowadzą ZFŚS,
- członków komisji socjalnej,
- członków organizacji związkowych,
- pracowników wybranych przez załogę do reprezentowania jej interesów,
- pracowników administracyjnych zajmujących się sprawami ZFŚS,
- pracowników działów finansowych (księgowych, kadrowych, płacowych),
- oraz innych osób zainteresowanych tym tematem.
Spis treści
Wprowadzenie
Wykaz skrótów
Dla kogo jest ta publikacja?
Na jakie główne pytania odpowiada niniejsza publikacja?
Rozdział I. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – zarys
- Co to jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 21
- Kto tworzy ZFŚS
2.1. Obowiązek tworzenia Funduszu bez wyjątków
2.2. Obowiązek tworzenia Funduszu z wyjątkami
2.3. Dowolność tworzenia Funduszu - Cel tworzenia Funduszu
- Kto jest uprawniony do korzystania z ZFŚS?
4.1. Zasady ogólne
4.2. Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania - Rodzaje dopuszczalnych wydatków z ZFŚS i najczęściej
spotykane nieprawidłowości w tym zakresie
5.1. Rodzaje dopuszczalnych wydatków
5.2. Co to jest działalność socjalna i jak ją określić?
5.3. Najczęściej spotykane rodzaje działalności socjalnej
5.4. Na co zwrócić uwagę przy wyborze rodzajów świadczeń
5.5. Czego nie można finansować z ZFŚS?
5.6. Zasady i sposoby przydzielania pomocy materialnej z ZFŚS
5.6.1. Co to jest pomoc materialna i jak ją przydzielać?
5.6.2. Jak w praktyce (krok po kroku) przydzielać pomoc materialną?
5.6.3. Czy w razie kontroli pracodawca odpowiada za wszystko osobiście?
5.7. Sankcje za nieprzestrzeganie ustawy o ZFŚS
5.8. Czy każdy musi korzystać z ZFŚS?
5.9. Czy pomoc w okresie przedświątecznym z ZFŚS musi być zróżnicowana, czy można od tej reguły odstąpić w szczególnych okolicznościach jak np. epidemia, powódź?
5.10. Czy pracodawca może przydzielić pomoc rzeczową lub finansową bez badania sytuacji socjalnej i bez oświadczenia o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej?
5.11. Czy pracodawca może przyznać najniższe świadczenie osobie, która nie złożyła oświadczenia o dochodach?
5.12. Czy pracodawca może przyznać świadczenie pracownikowi, którego małżonek nie zgadza się na podanie swoich dochodów?
5.13. Najczęściej spotykane błędy
Rozdział II. Wybrane rodzaje pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej
- Paczki, karty i pomoc finansowa dla dzieci
1.1. Zasady ogólne
1.2. Czy można z ZFŚS przydzielać paczki dla dzieci, a jeśli tak, czy muszą być zróżnicowane?
1.3. Jak w praktyce różnicować paczki dla dzieci?
1.4. Czy można podczas zabawy choinkowej wręczyć dzieciom takie same paczki, bez wniosku rodzica i bez badania dochodów rodziny?
1.5. Co może zawierać paczka dla dziecka?
1.6. Czy warto proponować paczki dla dzieci? Co można zamiast paczki? Jak to uprościć?
1.7. Czy można wyznaczyć dolną lub górną granicę wiekową dziecka do otrzymania paczki?
1.8. Spojrzenie praktyczne oraz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania - Paczki dla dorosłych – odpowiedzi na pytania
- Karty podarunkowe, upominkowe, prezentowe, przedpłacone oraz inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi
3.1. Zasady ogólne
3.2. Odpowiedzi na najczęściej zdawane pytania - Najprostsze sposoby na ustalenie rodzaju karty
- Bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi
- Karta na fitness i inne rodzaje aktywności sportowej
- Dofinansowanie w związku ze wzmożonymi wydatkami jesienno-zimowymi lub wiosennymi
- Zapomogi losowe
- Zapomogi z tytułu długotrwałej choroby
- Kafeteria – korzyść czy problem?
Rozdział III. Opodatkowanie pomocy materialnej – rzeczowej i finansowej podatkiem dochodowym oraz składki do ZUS
- Opodatkowanie świadczeń dla emerytów, rencistów lub osób pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne
- Opodatkowanie świadczeń dla pracowników oraz odpowiedzi na pytania
- Opodatkowanie świadczeń dla wybranych grup pracowników (m.in. do ukończenia 26. roku życia lub po 60 roku życia)
- Opodatkowanie bonów, talonów, paczek, kart przedpłaconych, podarunkowych, upominkowych, prezentowych i innych
4.1. Bony towarowe, talony, inne znaki
4.2. Paczki
4.3. Karty przedpłacone, podarunkowe, prezentowe, upominkowe
4.4. Jak rozróżnić, które karty należy opodatkować pracownikowi? - Opodatkowanie kart fitness, MultiSport, karnetów sportowych
- Opodatkowanie a zapomogi losowe lub zapomogi z tytułu długotrwałej choroby
- Opodatkowanie a kafeteria
- Moment powstania obowiązku podatkowego i odprowadzenia zaliczki na podatek – odpowiedzi na pytania
- Składki do ZUS
Literatura
Załączniki
O Autorze
Na jakie pytania odpowiada niniejsza publikacja?
W tej publikacji odpowiedziałam na wiele pytań z zakresu ZFŚS.
Nie sposób wymienić wszystkich, dlatego tutaj wymieniam tylko niektóre:
- Co to jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS)?
- Kto tworzy ZFŚS, a kto może być z niego zwolniony?
- Po co jest tworzony ZFŚS?
- Kto jest uprawniony do korzystania z ZFŚS?
- Czy pracownik na urlopie bezpłatnym ma prawo do korzystania z ZFŚS?
- Czy możemy wykluczyć emerytów z możliwości korzystania z ZFŚS?
- Czy pracownik przebywający na urlopie macierzyńskim, wychowawczym lub rodzicielskim ma prawo do korzystania z ZFŚS?
- Czy nauczyciel uzupełniający etat ma prawo do korzystania z ZFŚS w szkole, w której uzupełnia etat?
- Jakie są rodzaje dopuszczalnych wydatków z ZFŚS i najczęstsze nieprawidłowości w tym zakresie?
- Co to jest działalność socjalna?
- Czy pracodawca ma wpływ na rodzaje działalności socjalnej?
- Jakie są najczęściej spotykane rodzaje działalności socjalnej?
- Co to są „zasady i warunki” wypłaty świadczeń, jak to określić
w regulaminie? - Czy pracodawca powinien określić ile razy w roku można skorzystać z danego rodzaju świadczenia?
- Czy można ograniczyć paczki dla dziecka do jednej paczki rocznie?
- Na co zwrócić uwagę przy wyborze rodzajów świadczeń podczas sporządzania regulaminu ZFŚS?
- Czy świadczenia z ZFŚS podlegają składkom do ZUS?
- Czy wszystkie świadczenia z ZFŚS są opodatkowane?
- Jakie są kary za nieprzestrzeganie ustawy o ZFŚS?
- Czy nieprawidłowe prowadzenie ZFŚS wiąże się z dyscypliną finansów publicznych?
- Czy wszystkie rodzaje świadczeń muszą być opisane w regulaminie?
- Czy każdy musi korzystać z ZFŚS?
- Czy pomoc w okresie przedświątecznym z ZFŚS musi być zróżnicowana, czy można od tej reguły odstąpić w szczególnych przypadkach?
- Czy pracodawca może przydzielić pomoc rzeczową lub finansową bez badania sytuacji socjalnej i bez oświadczenia o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej?
- Czy pracodawca może przyznać najniższe świadczenie osobie,
która nie złożyła oświadczenia o dochodach? - Czy pracownik musi wykazać dochody chcąc skorzystać z ZFŚS?
- Czy pracodawca może przyznać świadczenie pracownikowi, którego małżonek nie zgadza się na podanie swoich dochodów?
- Czy można przydzielać paczki dla dzieci?
- Czy paczki muszą być zróżnicowane?
- Jak w praktyce różnicować paczki dla dzieci?
- Jak różnicuje się paczki, czy wystarczy różnicować liczbą dzieci,
czy trzeba stosować wszystkie kryteria socjalne? - Jak w praktyce zastosować różnicowanie paczek, jeśli pracodawca chce, aby paczki były takie same, gdyż rozdaje je na ogólnym spotkaniu z Mikołajem?
- Czy do paczki dla dzieci możemy dołączyć kawę i alkohol?
- Czy można paczki dla dzieci przydzielać dopiero np. od drugiego roku życia dziecka?
- Czy można wyznaczyć dolną granicę wiekową dziecka do paczek?
- Czy można ograniczyć możliwość otrzymania paczki przez dzieci
do ukończenia określonego wieku na przykład 12 roku życia? - Czy można podczas zabawy choinkowej wręczyć dzieciom takie same paczki, bez wniosku rodzica i bez badania dochodów?
- Czy zamiast paczek ze słodyczami możemy przyznać dzieciom pieniądze?
- Czy dzieci emerytów i rencistów mogą otrzymać paczki, tak jak dzieci pracowników?
- Czy możemy nie przydzielić paczki dzieciom pracowników przebywających na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym?
- Czy możemy pominąć dzieci pracowników przebywających na urlopie bezpłatnym i nie wydać im paczek okolicznościowych?
- Czy możemy przyznawać paczki dla dorosłych?
- Ile alkoholu można załączyć do paczki dla dorosłych?
- Czy zamiast pieniędzy możemy przyznać pracownikom pomoc
w formie kart przedpłaconych, podarunkowych, upominkowych
lub prezentowych? - Czy możemy pokryć ze środków ZFŚS opłatę za wydanie karty przedpłaconej w wysokości 1 zł od osoby?
- Czy można sfinansować opłatę za bon towarowy ze środków Funduszu?
- Czy można finansować z Funduszu opłatę za nadanie pieniędzy przekazem pocztowym dla emeryta?
- Czy można przydzielać karty do Empiku i czy są opodatkowane?
- Czym jest karta do sieci sklepów Empik? Czy to jest bon,
czy świadczenie pieniężne? - Czy można przydzielać karty Sodexo i czy są opodatkowane?
- Czy karta Sodexo jest bonem, czy świadczeniem pieniężnym?
- Czy można przydzielać karty Mastercard?
- Co to jest karta przedpłacona Mastercard?
- Czy można przyznać zamiast pieniędzy lub paczek przed świętami z ZFŚS karty przedpłacone Mastercard wydawane przez różne banki i instytucje?
- Czy karty Mastercard są opodatkowane?
- Czy pracownik lub emeryt musi składać wniosek i oświadczenie
o sytuacji socjalnej, aby otrzymać kartę podarunkową lub przedpłaconą z ZFŚS? - Czy z ZFŚS można finansować bony towarowe i talony?
- Czy bony mogą być w jednakowych kwotach dla emerytów?
- Czy bony dla pracowników muszą być zróżnicowane?
- Jak są opodatkowane bony towarowe i talony?
- Jaka jest wysokość podatku od bonu dla pracownika, a jaka dla emeryta?
- Czy można dofinansować karty na fitness, pływalnię i karty MultiSport?
- Czy karty na fitness mogą być w jednakowych kwotach dla pracowników?
- Czy karty na fitness mogą być w wyższej kwocie dla pracowników,
a w niższej dla emerytów? - W jaki sposób karty fitness i MultiSport są opodatkowane?
- Czy pracownik przebywający na dłuższym zwolnieniu lekarskim może korzystać z dofinansowania w związku ze zwiększonymi wydatkami w okresie zimowym?
- Co to jest zapomoga losowa?
- Kiedy pracodawca może przyznać zapomogę losową?
- Co to jest zdarzenie losowe?
- Czy można przydzielać zapomogi losowe dla każdego w takiej samej kwocie?
- Czy aby otrzymać zapomogę losową trzeba przedstawić fakturę?
- Czy można przyznać zapomogę losową pracownikowi, któremu zepsuje się samochód w drodze do pracy i będzie musiał wezwać lawetę, aby odwieź go do warsztatu?
- Czy możemy w regulaminie ZFŚS ustalić, że zapomogi losowe są w równej kwocie np. 3000 zł dla każdego kto znajdzie się w sytuacji losowej?
- Czy można przyznać zapomogę losową z tytułu otyłości?
- Czy wystarczy wniosek, aby otrzymać zapomogę losową, czy trzeba przedłożyć jakieś dokumenty?
- Jak zapomogi losowe są opodatkowane?
- Co to jest zapomoga z tytułu długotrwałej choroby?
- Kiedy pracodawca może przyznać zapomogę z tytułu długotrwałej choroby?
- Co należy zrobić, aby otrzymać zapomogę z tytułu długotrwałej choroby?
- Czy RODO pozwala na pobieranie dokumentów o stanie zdrowia przy zapomodze z tytułu długotrwałej chorób?
- Jakie dokumenty są wymagane przy zapomodze z tytułu długotrwałej choroby?
- Czy pracodawca powinien znać konkretną chorobę pracownika?
- Czy zapomoga z tytułu długotrwałej choroby jest opodatkowana?
- Jak ustalić, czy pracownik ma długotrwałą chorobę?
- Na czym polega system kafeteryjny?
- Czy system kafeteryjny można finansować z ZFŚS?
- Które usługi i świadczenia z systemów kafeteryjnych można finansować z ZFŚS?
- Czy można wykluczyć emerytów z systemu kafeteryjnego lub z dostępu do platformy?
- Czy system kafeteryjny podlega opodatkowaniu?
- Kiedy naliczamy podatek z systemu kafeteryjnego?
- Jak można otrzymać informację od organów skarbowych w sprawie opodatkowania?
- Czy interpretacja skarbowa jest bezpłatna?
- Jak są opodatkowane świadczenia otrzymywane przez emerytów
i rencistów? - Jak są opodatkowane świadczenia otrzymywane przez osoby pobierające nauczycielskie świadczenie kompensacyjne?
- Jaki limit zwolnienia od podatku przysługuje emerytowi?
- Czy jest limit zwolnienia od podatku dla osoby pobierającej nauczycielskie świadczenie kompensacyjne?
- Jaka jest stawka podatku dla emeryta?
- Czy bony wlicza się do kwoty wolnej od podatku dla emeryta?
- Jak są opodatkowane świadczenia dla pracownika?
- Jaka jest kwota wolna od podatku dla pracownika?
- Jak są opodatkowane świadczenia dla pracownika po przekroczeniu kwoty wolnej od podatku?
- Jak są opodatkowane świadczenia dla pracownika do 26. roku życia?
- Czy są dodatkowe zwolnienia od podatku dla osób, które osiągnęły wiek emerytalny, ale nadal pracują?
- Jak w praktyce liczyć kwoty świadczeń z ZFŚS do limitu kwoty wolnej dla pracownika do 26. roku życia (przykłady)?
- Jak są opodatkowane karty podarunkowe, prezentowe, upominkowe, przedpłacone?
- Czy podatek od karty przedpłaconej jest taki sam jak od karty podarunkowej?
- Jak rozróżnić, które karty należy opodatkować, a które wliczają się pracownikowi do limitu kwoty wolnej od podatku?
- Jak opodatkować karty fitness, MultiSport i karnety sportowe?
- Kiedy powstaje obowiązek podatkowy dla wypłat z ZFŚS dla pracownika?
- Kiedy pracodawca odprowadza zaliczkę na podatek dochodowy, jeśli w ciągu roku pracownik otrzyma kilka wypłat z ZFŚS?
- Kiedy pracodawca naraża się na składki do ZUS?
- Czy pracodawca narażony jest na dyscyplinę finansów publicznych, jeśli ma błędy w ZFŚS?
- Jakie mogą być kary za naruszenie dyscypliny finansów publicznych za błędne zarządzanie ZFŚS?
- Czy Państwowa Inspekcja Pracy może kontrolować ZFŚS?
- Jakie są planowane nowe wysokości kar grzywny wymierzanej przez PIP?
- Dlaczego zwiększają się kary finansowe za przewinienia przeciwko prawu pracy (w tym ZFŚS)?
- Z czyjej „kieszeni” płaci się karę grzywny wymierzoną przez Państwową Inspekcję Pracy?
- Co mogą zrobić związki zawodowe, gdy pracodawca wydaje środki Funduszu bez uzgodnienia ze związkami?
I wiele innych pytań, których tutaj nie wymieniłam, ale udzieliłam na nie odpowiedzi w niniejszej publikacji.
Zapraszam do lektury.
Nr ISBN: 978-83-976253-4-1
Książka (e-book) w formacie elektronicznym .pdf
Wydanie 6
Rok wydania: listopad 2025
Liczba stron: 215
Autor: Joanna Krystyna Robak
Ekonomista. Ekspert z zakresu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Od 1997 r. do 2013 r. pracownik urzędu gminy oraz główny księgowy jednostek budżetowych. W latach 2013 – 2015 pracownik Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Wydziale Realizacji Dochodów. Równolegle z pracą w ww. jednostkach od 2010 r. do 2017 r. manager i dyrektor nowosądeckiej filii znanej ogólnopolskiej sieci szkół. Absolwent m.in. Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Uniwersytetu Rzeszowskiego, Wyższej Szkoły Przedsiębiorczości i Marketingu w Chrzanowie oraz Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie. Od 2009 r. uznany i ceniony przez uczestników szkoleń trener z zakresu prawa pracy, kadr i płac, a w szczególności ZFŚS.
Posiada blisko 30-letnie doświadczenie w pracy z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, zarówno w sektorze publicznym, między innymi w jednostkach budżetowych, w tym w publicznych placówkach oświatowych, jak również w sektorze prywatnym, w tym w dużych spółkach. Pomaga ułożyć ZFŚS u różnych pracodawców biorąc pod uwagę ich specyfikę.
Autor licznych publikacji oraz licznych książek z zakresu ZFŚS. Autor Akademii ZFŚS - Praktycznego Kursu, specjalistycznych szkoleń oraz ZFSSlettera, największego w Polsce, eksperckiego newslettera dedykowanego w całości sprawom ZFŚS.
Praktyk.
Zdobywca wielu prestiżowych nagród z zakresu edukacji z tematu ZFŚS. Między innymi w 2023 roku uhonorowana prestiżową nagrodą w XIX edycji konkursu Polish Businesswomen Awards w kategorii: Lider w dziedzinie przekazywania wiedzy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych.
W 2024 roku zajęła 1 miejsce w Konkursie Orły Edukacji w Nowym Sączu z wynikiem 10/10 punktów.
W 2025 roku uzyskała status GOLD w Konkursie Orły Edukacji edycja ogólnopolska i znalazła się w ścisłej czołówce najlepszych firm szkoleniowych w Polsce.
Wydawca: ASERTO Joanna Krystyna Robak, ul. 1 Brygady 32/38, 33-300 Nowy Sącz, NIP: 737-104-15-28, e-mail: biuro@aserto.edu.pl
Sprzedawca: Akadito Sp. z o.o., Al. Jana Pawła II 27, 00-867 Warszawa, KRS 0001119322, NIP: 5273123885, REGON: 529290215, tel.: 731-555-980, e-mail: biuro@akadito.pl
1. Pierwszą z fakturą z fakturownia.pl za zakup w przypadku zamówienia przez sklep.
2. Drugą z danymi logowania do platformy bazawiedzyzfss.pl, gdzie będzie można pobrać zakupioną książkę (e-booka). Zachęcamy do pobrania e-booka na swój komputer od razu po uzyskaniu od nas informacji mailowej o udostępnieniu e-booka.
Dostęp do zakupionej publikacji w formie e-booka jest czasowy (od momentu udostępnienia), co oznacza, że e-book jest dostępny do pobrania na platformie przez 3 miesiące od daty zakupu.




